国内グループ個人情報保護方針

1．個人情報の取得

当社グループが個人情報を取得する際は、利用目的を公表または通知し、また、直接ご本人から書面（電磁的記録を含む）にて取得する場合は、あらかじめ利用目的を明示した上で、個人情報を取得いたします。なお、16歳未満のお客さまが個人情報を当社グループにご提供される場合は、保護者の方の同意のもと、ご提供くださるようお願いします。

2．個人情報の取得と登録

お客さまの個人情報は、以下の当社グループの事業活動範囲内でお預かりし、当社グループのデータベースに登録させていただきます。

• ご注文、カタログ贈呈、アンケート等の際に、お電話で伺う情報や所定の用紙にご記入いただく情報
• お客さまのご都合で変更などの届出、通知をいただいた情報
• 当社グループとのお取引により生じた情報
• お客さまからのお申し出の際の情報（お客さまとのお電話は、内容確認のため、録音させていただく場合がございます。）
• クイズ、プレゼント企画などにご応募の際いただいた情報
• ご家族、ご親戚、お知り合いなどからお客さまへのカタログ贈呈などの依頼をいただいた情報
• 株主名簿に記載された当社グループ株主の情報
• 採用応募の際いただいた情報
• 役員・従業員・退職者に関する情報

3．個人情報の利用目的

お客さまの個人情報の利用目的は下記のとおりです。また、下記の目的および付随する管理業務を円滑に実施するために最低限必要な情報のみ利用いたします。

• 当社グループのカタログ、ダイレクトメール、案内等の発送など、お客さまへの商品案内
• 納品書、請求書、受注明細書、自動引落のご案内等の発送などお支払いなどに関する業務
• ご注文いただいた商品発送、サービス提供等
• クイズ、プレゼント企画などの管理運営、報告、プレゼントの発送等
• Webサービスを使ったコンテンツへのログオン認証のため
• 当社の事業・サービスに関するお取引のご連絡、契約履行、商談等のため
• 取引先情報の管理のため
• 当社グループの商品、サービスに対する御意見等をお伺いすること
• お客さまのお申し出等への回答
• ご応募等に関する連絡
• 株主の皆様への情報提供および株主・株式の管理
• 採用に関する情報提供、採用選考のため
• 人事、労務管理、報酬の支払業務、社会保険、税務などの手続きのため

4．個人情報の安全管理措置

当社グループは個人情報について、以下のとおり、漏えい、滅失、毀損等の防止、その他の個人データの適切な管理のための措置を講じています。

• 基本方針の策定
  • 個人データの適正な取扱いの確保、関係法令・ガイドライン等を遵守するため「グローバルグループ個人情報保護方針」「国内グループ個人情報保護方針」を策定
• 個人データの取扱いに係る規律の整備
  • 個人データの取扱方法、責任者・担当者およびその任務等について、「個人情報管理規程」を策定
• 組織的安全管理措置
  • 個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者および当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実または兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備
  • 個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、内部監査を実施
• 人的安全管理措置
  • 個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施
  • 個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則に記載
• 物理的安全管理措置
  • 従業者の入退室管理および持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施
  • 電子媒体および書類等の盗難または紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を実施
• 技術的安全管理措置
  • メインサーバーにおいて、アクセス制御を実施して担当者および取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定
  • メインサーバーを外部からの不正アクセスまたは不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入

5．個人情報の提供

当社グループは、次の場合を除き、個人情報を第三者に提供しません。

• あらかじめご本人の同意をいただいている場合
• 法令に基づく場合
• 社外の協力会社等へ業務を委託する場合
• 共同利用する場合
• 合併、分社化、事業譲渡等により事業が承継されることに伴い、個人情報が提供される場合

6．個人情報の共同利用

当社グループでは、下記のとおり共同利用させていただくことがあります。

7．開示等のご請求に関する手続等

当社グループでは、法令の範囲内でご本人またはその代理人からの保有個人データ（※）の開示、訂正、削除、利用停止等のご請求に対応させていただきます。（※）保有個人データとは、当社グループが、開示、訂正、削除、利用停止等を行うことのできる権限を有するものを言います。

ご請求のお申出先

ご請求は下記宛てに、必要書類を添付の上、郵送によりお願い申し上げます。

宛先
〒160-0004
東京都新宿区四谷一丁目6番1号
理研ビタミン株式会社　総務部

• ご請求は郵送に限らせていただきます。直接のご来社、お電話はご遠慮ください。

ご提出いただく書面

当社所定の申込書

• 個人情報開示等申込書（335.8 KB）
• 個人情報訂正等申込書（338.3 KB）
• 個人情報利用停止等申込書（339.6 KB）

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手数料およびそのお預かり方法

お客さまお1人1件の申請ごとに、900円（税込み）いただきます。900円分の郵便小為替を申請書類に同封してください。

• 手数料が不足していた場合および手数料が同封されていなかった場合は、その旨ご連絡申し上げますが、所定の期間内にお支払いがない場合は、開示の求めがなかったものとして対応させていただきます。

ご請求に対する回答方法

お客さまのご選択に従って、申請書に記載されている住所宛てに書面またはCD-ROMを送付する方法で回答申し上げます。

ご請求につき取得した個人情報の利用目的

ご請求につき取得したお客さまの個人情報は、回答に必要な範囲のみで取り扱うものといたします。ご提出いただいた書類は、ご請求に対する回答が終了した後、2年間保存し、その後廃棄させていただきます。

不開示理由について

次に定める場合は、不開示とさせていただきます。不開示を決定した場合は、その旨、理由を付記して通知申し上げます。また、不開示の場合についても所定の手数料をいただきます。

• 記載していただいた住所と当社グループの登録住所が一致しないときなどにより、本人が確認できない場合
• 代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合
• 請求の対象が保有個人データに該当しない場合
• 申請書類に不備があった場合
• 本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
• 当社グループの業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
• 他の法令に違反することとなる場合

8．受付窓口に関する事項

当社グループの個人情報の取扱いに関するお問合せについては、お客さまが個人情報を提供された担当部署までお申し出ください。